Доступ к ФГИС Росаккредитации: ЕСИА, электронная подпись и роли сотрудников

Доступ лаборатории к ФГИС Росаккредитации — это не один общий логин, а несколько ролей с разными правами и требованиями к электронной подписи. Пробел здесь незаметен, пока всё работает, и проявляется, когда увольняется сотрудник, подписывавший протоколы, или меняется руководитель. Разберём, кто заводит учётную запись, какая подпись нужна и что делать при смене ответственного сотрудника.

Доступ через ЕСИА: кто заводит учётную запись первым

Работа во ФГИС начинается не с логина конкретного сотрудника, а с учётной записи в ЕСИА, которая должна принадлежать руководителю организации, — по порядку получения доступа к информационным ресурсам ФГИС, утверждённому Росаккредитацией, именно от его имени подаётся первичный запрос на подключение. В заявлении указывают реквизиты аттестата аккредитации и СНИЛС руководителя, к нему прикладывают копию сертификата электронной подписи — и обращение направляют через интерактивный помощник ФГИС Росаккредитации (support.fsa.gov.ru). Только после того как организация подключена, руководитель — сам или через администратора — регистрирует остальных сотрудников.

Право подписывать документы от имени организации без доверенности закреплено только за руководителем — у администратора и сотрудников свои права доступа, а не делегированное право руководителя. Передать его пароль администратору «для скорости» стирает эту разницу и делает невозможным понять, кто именно совершил действие в системе.

Электронная подпись, ЕСИА и при чём тут МЧД

ЕСИА подтверждает личность того, кто входит в систему, но не заменяет квалифицированную электронную подпись (КЭП), которой подписываются документы, и защищённый канал связи для работы с ФГИС. Это отдельный контур, который настраивают при подключении и обновляют по мере истечения сертификатов.

С 1 сентября 2024 года изменился принцип, кто и чем подписывает документы от имени организации. Раньше сотрудник мог получить сертификат ЭП с реквизитами организации — он действовал как бы «от имени компании». Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ст. 17.2, с учётом переноса срока законом от 04.08.2023 № 457-ФЗ) отменил этот вариант для рядовых сотрудников: без доверенности такой сертификат получает только лицо, действующее от имени юрлица без доверенности, — как правило, руководитель. Остальные подписывают документы личной КЭП и прикладывают машиночитаемую доверенность (МЧД) — электронный документ в формате XML, подтверждающий полномочия. Сертификаты, которые раньше выпускали на сотрудников, с этой даты не действуют.

Если в лаборатории всё ещё в ходу сертификат сотрудника, полученный до этой даты, его нужно переоформить: такие сертификаты уже не действуют, и документооборот с ними не пройдёт. Что стоит за защищённым каналом связи и почему подпись сама по себе не решает вопрос безопасности, разобрано в статье плагин для браузера или облако для ФГИС: что безопаснее.

Почему нельзя «одна подпись на всех»

Самый частый способ сэкономить время — завести один токен с ЭП на всю лабораторию. Это подрывает сразу два конкретных требования.

Первое — закон обязывает участников электронного взаимодействия «обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия» (ст. 10 63-ФЗ). Ключ, которым по очереди пользуется несколько сотрудников, конфиденциальным уже не остаётся — даже если формально никто из них не возражал.

Второе — ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 требует идентифицировать лиц, утвердивших протокол. Если этим правом на деле пользуются несколько человек через одну и ту же подпись, эта идентификация ничего не подтверждает — по протоколу нельзя установить, кто именно его утвердил.

Что делать при смене ответственного сотрудника

Порядок зависит от того, о ком речь — о руководителе организации или о сотруднике, который подписывал протоколы.

• Сначала ЕГРЮЛ, потом ФГИСЕсли сменился генеральный директор, а изменения ещё не отражены в ЕГРЮЛ, регистрация нового руководителя во ФГИС не пройдёт проверку — так прямо предусмотрено порядком получения доступа.
• Новый сертификат, а не старыйНовому руководителю нужен собственный сертификат электронной подписи; использовать сертификат, выпущенный на предыдущего директора, нельзя ни при каких обстоятельствах.
• Приказ — для сертификата, не для ФГИС напрямуюКопия приказа о назначении на должность нужна удостоверяющему центру для выпуска сертификата на нового руководителя; дальше регистрация в системе идёт через тот же интерактивный помощник ФГИС Росаккредитации, что и при первичном подключении.

Если меняется не руководитель, а сотрудник, который просто подписывал протоколы или работал в личном кабинете, порядок проще технически, но требует дисциплины:

1. Отозвать машиночитаемую доверенность уволенного сотрудника; если он всё ещё пользовался старым сертификатом организации, а не личной подписью, — прекратить действие и этого сертификата.
2. Оформить доверенность и, если нужно, новый сертификат на того, кто принимает обязанности.
3. Обновить внутренний документ, которым лаборатория назначает ответственных за утверждение протоколов, — тот самый документ, на полномочия из которого опирается требование ГОСТ ISO/IEC 17025-2019.
4. Снять права уволенного сотрудника в личном кабинете ФГИС — это делает руководитель или администратор аккредитованного лица. По опыту лабораторий на профильных форумах, саму учётную запись при этом удалить нельзя — она может остаться в списке пользователей.

Типичные ошибки доступа

Часто задаваемые вопросы

Кто должен заводить первую учётную запись лаборатории во ФГИС?

Учётная запись в ЕСИА, от имени которой лаборатория подаёт первичный запрос на подключение, должна принадлежать руководителю организации — он же указывает в заявлении реквизиты аттестата аккредитации и свой СНИЛС.

Нужна ли электронная подпись каждому сотруднику?

Обязательна для руководителя и администратора аккредитованного лица. Для остальных — на усмотрение руководителя, но как только сотрудник подписывает что-то от имени организации, ему нужна личная КЭП и МЧД.

Можно ли пользоваться одной подписью на всех сотрудников?

Нет: закон об электронной подписи обязывает обеспечивать конфиденциальность ключа, а общий токен на несколько человек этому не соответствует. Кроме того, ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 требует, чтобы протокол показывал, кто именно его утвердил, а общая подпись эту идентификацию обесценивает.

Что делать, если сменился сотрудник, который подписывал протоколы?

Отозвать его машиночитаемую доверенность, снять его права в личном кабинете ФГИС (это делает руководитель или администратор аккредитованного лица), оформить доверенность на нового сотрудника и обновить внутренний документ о полномочиях на утверждение протоколов.

Лаб.Регора настраивает доступ к ФГИС или электронную подпись?

Нет, Лаб.Регора не заменяет ЕСИА и электронную подпись: она проверяет протоколы по справочникам ФСА и готовит пакет XML для выгрузки, а доступ к самой госсистеме лаборатория настраивает отдельно.

Когда доступ настроен, а подпись готова, следующий шаг — подготовка самих протоколов к выгрузке: общий порядок разобран в гайде как выгрузить протоколы во ФГИС.